Taloyhtiön hallituksen kokouksesta laaditaan pöytäkirja, jonka allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja ja, jos hallituksessa on useita jäseniä, vähintään yksi hallituksen siihen valitsema jäsen tai kokouksessa läsnä ollut isännöitsijä. Pöytäkirjat numeroidaan juoksevasti ja säilytetään luotettavalla tavalla (asunto-osakeyhtiölaki 7 luku 6 §).
Tee oma pöytäkirja tämän mallin pohjalta
Lomakkeella on valmiina samat kohdat kuin mallissa. Vaihda tilalle omat tietosi ja lataa PDF tai Word ilmaiseksi, tai allekirjoita pankkitunnuksilla 1,49 € / allekirjoittaja.
Malli: taloyhtiön hallituksen kokouksen pöytäkirja
Malli on taloyhtiön hallituksen kevätkokouksesta: isännöitsijän katsaus, tilinpäätöksen hyväksyminen, osakkaan muutostyöilmoitus, porrashuoneiden maalauksen urakoitsija ja yhtiökokouksen koolle kutsuminen.
Asunto-osakeyhtiön hallituksen kokouksen pöytäkirja
- 1 §
Kokouksen avaus
Anna Korhonen avasi kokouksen klo 18.00.
- 2 §
Kokouksen järjestäytyminen
Kokouksen puheenjohtajana toimi Anna Korhonen ja sihteerinä Tiina Heikkinen.
- 3 §
Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Todettiin, että kokous oli laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainen, kun hallituksen 3 jäsenestä paikalla oli 3.
- 4 §
Pöytäkirjan tarkastajan valinta
Pöytäkirjan tarkastajaksi ja puheenjohtajan ohella allekirjoittajaksi valittiin Mikko Nieminen.
- 5 §
Esityslistan hyväksyminen
Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi.
- 6 §
Isännöitsijän katsaus
Isännöitsijä Tiina Heikkinen esitteli talousarvion toteuman, vastikesaatavat ja vireillä olevat huoltoasiat. Merkittiin katsaus tiedoksi.
- 7 §
Tilinpäätöksen hyväksyminen ja allekirjoittaminen
Hallitus käsitteli tilikauden 1.1.–31.12.2026 tilinpäätöksen. Päätettiin hyväksyä ja allekirjoittaa tilinpäätös ja esittää se yhtiökokouksen vahvistettavaksi.
Hallitus päätti ehdottaa yhtiökokoukselle, että tilikauden ylijäämä 3 214,50 euroa kirjataan edellisten tilikausien voitto/tappio -tilille.
- 8 §
Osakkaan muutostyöilmoituksen hyväksyminen
Käsiteltiin huoneiston A 4 muutostyöilmoitus (osakas Laura Virtanen): kylpyhuoneen vedeneristyksen ja pintojen uusiminen.
Päätettiin hyväksyä muutostyö seuraavin ehdoin: Työ tehdään hyvää rakennustapaa noudattaen ja ammattitaitoisella tekijällä. Yhtiö valvoo työtä osakkaan kustannuksella, ja vedeneristyksestä toimitetaan sertifikaatti ja tarkastuspöytäkirja.
- 9 §
Korjaushanke ja urakoitsijan valinta
Käsiteltiin hanke: Porrashuoneiden maalaus.
Tarjouksia saatiin 3: Esimerkkimaalaus Oy 18 400 €; Esimerkkiremontti Oy 21 900 €; Esimerkkipinnat Oy 19 750 €.
Päätettiin valita urakoitsijaksi Esimerkkimaalaus Oy hintaan 18 400 € (sis. alv), aikataulu touko–kesäkuu 2027. Isännöitsijä valtuutettiin tekemään urakkasopimus.
- 10 §
Varsinaisen yhtiökokouksen koolle kutsuminen
Päätettiin kutsua varsinainen yhtiökokous koolle 27.4.2027 klo 18.00, paikkana Esimerkkitie 5, Tampere. Kokouskutsu toimitetaan osakkeenomistajille yhtiöjärjestyksen mukaisesti.
- 11 §
Muut asiat
Seuraava hallituksen kokous pidetään yhtiökokouksen jälkeen järjestäytymiskokouksena.
- 12 §
Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.30.
Yhteisö, henkilöt ja luvut ovat keksittyjä. Lomakkeella vaihdat tilalle omat tietosi ja lisäät tai poistat pykäliä.
Tärkeimmät säännöt lyhyesti
| Allekirjoittajat | Puheenjohtaja ja hallituksen valitsema jäsen tai kokouksessa läsnä ollut isännöitsijä (AOYL 7:6) |
|---|---|
| Päätösvaltaisuus | Yli puolet valituista jäsenistä paikalla (AOYL 7:3) |
| Eriävä mielipide | Hallituksen jäsenellä ja isännöitsijällä oikeus saada se pöytäkirjaan |
| Osakkaan tiedonsaanti | Tieto häntä koskevasta hallituksen päätöksestä, pyynnöstä kirjallisesti (AOYL 7:6) |
| Numerointi ja säilytys | Juoksevasti, luotettavalla tavalla |
| Päätös ilman kokousta | Sallittu – kirjataan, allekirjoitetaan, numeroidaan ja säilytetään kuten pöytäkirja |
Mitä pöytäkirjaan kirjataan – kohta kohdalta
- Otsikkotiedot. Taloyhtiön nimi, pöytäkirjan numero, aika, paikka ja läsnäolijat. Isännöitsijällä on oikeus olla läsnä ja käyttää puhevaltaa hallituksen kokouksessa, vaikka hän ei olisi hallituksen jäsen, jollei hallitus päätä toisin.
- Avaus ja järjestäytyminen. Hallituksen puheenjohtaja avaa kokouksen. Sihteerinä toimii usein isännöitsijä.
- Laillisuus ja päätösvaltaisuus. Hallitus on päätösvaltainen, kun paikalla on yli puolet jäsenistä, jollei yhtiöjärjestyksessä vaadita enempää. Esteellisiä jäseniä ei lasketa paikalla oleviksi.
- Pöytäkirjan tarkastaja. Valitaan jäsen, joka allekirjoittaa pöytäkirjan puheenjohtajan kanssa. Toisena allekirjoittajana voi olla myös kokouksessa läsnä ollut isännöitsijä.
- Esityslista. Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi.
- Isännöitsijän katsaus. Vakiokohta useimmissa taloyhtiöissä: talousarvion toteuma, vastikesaatavat, huoltoasiat ja vireillä olevat hankkeet. Katsaus merkitään tiedoksi.
- Päätökset. Esimerkiksi tilinpäätöksen hyväksyminen, osakkaan muutostyöilmoitus ehtoineen, korjaushankkeen urakoitsija tarjousvertailun perusteella ja yhtiökokouksen koolle kutsuminen. Kirjaa jokaisesta, mitä päätettiin ja kuka asian toteuttaa.
- Eriävä mielipide ja esteellisyys. Hallituksen jäsenellä ja isännöitsijällä on oikeus saada eriävä mielipiteensä pöytäkirjaan. Jäsen ei saa osallistua asian käsittelyyn, joka koskee hänen ja yhtiön välistä sopimusta, hänen huoneistonsa muista poikkeavaa uudistusta tai kunnossapitoa tai hänen huoneistonsa ottamista yhtiön hallintaan.
- Muut asiat, päättäminen ja allekirjoitukset. Kirjaa seuraavan kokouksen ajankohta ja kokouksen päättymisaika. Puheenjohtaja ja valittu jäsen tai läsnä ollut isännöitsijä allekirjoittavat.
Kuka allekirjoittaa taloyhtiön hallituksen pöytäkirjan?
Puheenjohtaja ja, jos hallituksessa on useita jäseniä, vähintään yksi hallituksen valitsema jäsen tai kokouksessa läsnä ollut isännöitsijä (asunto-osakeyhtiölaki 7 luku 6 §). Isännöitsijä voi siis olla toinen allekirjoittaja, vaikka hän ei ole hallituksen jäsen – mutta vain, jos hän oli kokouksessa läsnä.
Saako osakas nähdä hallituksen pöytäkirjat?
Hallituksen pöytäkirjat eivät ole osakkaiden nähtävänä samalla tavalla kuin yhtiökokouksen pöytäkirjat. Osakkaalla on kuitenkin oikeus saada tieto hallituksen päätöksestä, joka koskee hänen osakkeisiinsa perustuvaa oikeutta tai velvollisuutta, esimerkiksi hänen muutostyöilmoituksensa käsittelyä. Pyynnöstä tieto on annettava kirjallisesti.
Lisäksi osakkaalla on oikeus saada viipymättä jäljennös yhtiöllä olevasta omaa huoneistoaan koskevasta asiakirjasta, jos sillä on merkitystä esimerkiksi huoneiston käytön tai kunnossapidon kannalta (asunto-osakeyhtiölaki 7 luku 6 §). Tällaiseen tarpeeseen sopii pöytäkirjanote.
Hallituksen päätös ilman kokousta
Hallitus voi päättää asiasta myös kokoontumatta, esimerkiksi kiireellisestä vesivahingon korjauksesta. Päätös on kirjattava, allekirjoitettava, numeroitava ja säilytettävä kuten hallituksen kokouksen pöytäkirja (asunto-osakeyhtiölaki 7 luku 3 §).
Numerointi ja säilytys
Numeroi pöytäkirjat juoksevasti ja säilytä ne luotettavasti, yleensä isännöitsijän arkistossa. Pöytäkirjoja tarvitaan esimerkiksi tilin- tai toiminnantarkastuksessa, isännöitsijän vaihtuessa ja korjaushankkeiden erimielisyyksissä.
Yleisimmät virheet
- Isännöitsijä allekirjoittaa, vaikka ei ollut kokouksessa. Laki sallii vain läsnä olleen isännöitsijän allekirjoituksen.
- Hallituksen jäsen osallistuu sellaisen korjauksen käsittelyyn, joka koskee vain hänen omaa huoneistoaan.
- Urakoitsijan valinnasta ei kirjata saatuja tarjouksia, hintaa eikä sitä, kuka tekee sopimuksen.
- Osakkaalle ei ilmoiteta häntä koskevaa päätöstä, kuten muutostyön ehtoja.
- Sähköpostilla sovittua päätöstä ei kirjata pöytäkirjaksi.
Usein kysyttyä
Kuka allekirjoittaa taloyhtiön hallituksen kokouksen pöytäkirjan?
Kokouksen puheenjohtaja ja, jos hallituksessa on useita jäseniä, vähintään yksi hallituksen siihen valitsema jäsen tai kokouksessa läsnä ollut isännöitsijä (asunto-osakeyhtiölaki 7 luku 6 §).
Voiko isännöitsijä allekirjoittaa hallituksen pöytäkirjan?
Kyllä, jos hän oli läsnä kokouksessa. Puheenjohtajan lisäksi pöytäkirjan allekirjoittaa joko hallituksen valitsema jäsen tai kokouksessa läsnä ollut isännöitsijä.
Milloin taloyhtiön hallitus on päätösvaltainen?
Kun paikalla on yli puolet valituista jäsenistä, jollei yhtiöjärjestyksessä vaadita suurempaa määrää. Kaikille jäsenille on mahdollisuuksien mukaan varattava tilaisuus osallistua, ja estyneen jäsenen sijaan tilaisuus varataan varajäsenelle.
Saako osakas nähdä taloyhtiön hallituksen pöytäkirjan?
Ei yleisesti. Osakkaalla on oikeus saada tieto häntä koskevasta hallituksen päätöksestä ja jäljennös omaa huoneistoaan koskevista asiakirjoista. Yhtiökokouksen pöytäkirjat sen sijaan ovat kaikkien osakkaiden nähtävänä.
Kuka kutsuu taloyhtiön hallituksen koolle?
Hallituksen puheenjohtaja. Kokous on kutsuttava koolle, jos hallituksen jäsen tai isännöitsijä sitä vaatii. Jos puheenjohtaja ei vaatimuksesta huolimatta kutsu kokousta koolle, kutsun voi toimittaa isännöitsijä yksinään tai hallituksen jäsen, jos vähintään puolet jäsenistä hyväksyy sen (asunto-osakeyhtiölaki 7 luku 5 §).
Miten osakkaan muutostyöilmoitus kirjataan pöytäkirjaan?
Kirjaa huoneisto, osakas, muutostyön kuvaus, päätös ja ehdot, kuten työn valvonta osakkaan kustannuksella ja vedeneristyksen dokumentit. Ilmoita päätös ja ehdot osakkaalle kirjallisesti.
Voiko taloyhtiön hallituksen pöytäkirjan allekirjoittaa sähköisesti?
Kyllä. Laki vaatii allekirjoituksen mutta ei paperia. Pankkitunnuksilla tehty vahva sähköinen allekirjoitus on käytännöllinen, kun allekirjoittajat ovat eri paikoissa. Pöytäkirja.fi:stä pöytäkirjan voi lähettää allekirjoitettavaksi Helppo Allekirjoitukseen, hinta 1,49 € / allekirjoittaja.
Lähteet
- Asunto-osakeyhtiölaki 7 luku 6 § (hallituksen pöytäkirjat ja osakehuoneistoa koskevat asiakirjat)
- Asunto-osakeyhtiölaki 7 luku 3 § (hallituksen päätöksenteko)
- Asunto-osakeyhtiölaki 7 luku 4 § (hallituksen jäsenen esteellisyys)
- Asunto-osakeyhtiölaki 7 luku 5 § (hallituksen kokoontuminen)
Päivitetty 3.11.2026. Lakiviittaukset tarkistettu Finlexin ajantasaisesta lainsäädännöstä. Malli on yleisluontoinen eikä korvaa juridista neuvontaa.