Taloyhtiön yhtiökokouksen pöytäkirja – malli ja ohje

Malli on taloyhtiön varsinaisesta yhtiökokouksesta. Mukana ovat lain edellyttämät asiat: tilinpäätös ja tuloksen käsittely, vastuuvapaus, kunnossapitoselvitykset, talousarvio ja vastikkeet sekä hallituksen ja toiminnantarkastajan valinta.

Yhteisö, henkilöt ja luvut ovat keksittyjä. Lomakkeella vaihdat tilalle omat tietosi ja lisäät tai poistat pykäliä.

Tärkeimmät säännöt lyhyesti

Mitä pöytäkirjaan kirjataan – kohta kohdalta

1. Otsikkotiedot. Taloyhtiön nimi ja Y-tunnus, pöytäkirjan numero, aika, paikka ja läsnäolijat. Osakkaat luetellaan ääniluettelossa, ja isännöitsijä ja muut läsnäolijat mainitaan erikseen.
2. Avaus ja järjestäytyminen. Kokouksen avaa koolle kutsujan nimeämä henkilö, yleensä hallituksen puheenjohtaja. Kokous valitsee puheenjohtajan, ja sihteerinä toimii usein isännöitsijä.
3. Pöytäkirjan tarkastaja. Laki vaatii yhden pöytäkirjan tarkastajan. Usein valitaan kaksi, jotka toimivat samalla ääntenlaskijoina.
4. Läsnäolijat ja ääniluettelo. Ääniluetteloon merkitään läsnä olevat osakkaat ja valtuutetut sekä kunkin osakkeiden ja äänten määrä. Jos asiasta äänestetään, yhden osakkaan äänimäärä on enintään viidesosa kokouksessa edustettujen osakkeiden äänistä, jollei yhtiöjärjestyksessä toisin määrätä. Mallissa Anna Korhosen 820 ääntä rajautuisi äänestyksessä 490 ääneen.
5. Laillisuus ja päätösvaltaisuus. Todetaan, että kokous on kutsuttu koolle yhtiöjärjestyksen ja asunto-osakeyhtiölain mukaisesti: kutsu on toimitettu aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta.
6. Esityslista. Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi. Kokouksessa saa päättää vain kokouskutsussa mainituista asioista ja niistä, jotka yhtiöjärjestyksen mukaan käsitellään kokouksessa.
7. Tilinpäätös ja tuloksen käsittely. Esitetään tilinpäätös, toimintakertomus ja toiminnan- tai tilintarkastuskertomus. Kokous vahvistaa tilinpäätöksen ja päättää taseen osoittaman tuloksen käsittelystä. Taloyhtiön on aina laadittava toimintakertomus.
8. Vastuuvapaus. Päätetään vastuuvapaudesta hallituksen jäsenille ja isännöitsijälle. Osakas ei saa äänestää omasta vastuuvapaudestaan, joten hallituksen jäsenet eivät äänestä tässä kohdassa.
9. Kunnossapitoselvitykset. Hallitus esittää kirjallisen selvityksen kunnossapitotarpeesta seuraavan viiden vuoden aikana sekä selvityksen yhtiössä tehdyistä huomattavista kunnossapito- ja muutostöistä ja niiden ajankohdista.
10. Talousarvio ja vastikkeet. Vahvistetaan talousarvio ja yhtiövastikkeet, jos ne yhtiöjärjestyksen mukaan kuuluvat yhtiökokoukselle. Kirjaa vastikkeiden määrät ja päivä, josta ne ovat voimassa.
11. Palkkiot ja valinnat. Päätetään hallituksen palkkioista ja valitaan hallituksen jäsenet ja varajäsenet sekä toiminnantarkastaja tai tilintarkastaja.
12. Muut asiat, päättäminen ja allekirjoitukset. Muut esille tulleet asiat kirjataan tiedoksi, ja lopuksi merkitään kokouksen päättymisaika. Puheenjohtaja ja pöytäkirjan tarkastaja allekirjoittavat, ja ääniluettelo on liite 1.

Kuka allekirjoittaa taloyhtiön yhtiökokouksen pöytäkirjan?

Kokouksen puheenjohtaja ja yksi pöytäkirjan tarkastajaksi valittu (asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 23 §). Jos tarkastajia valitaan kaksi, on tapana, että molemmat allekirjoittavat. Isännöitsijän tai sihteerin allekirjoitusta laki ei vaadi.

Nähtävänä pito ja jäljennökset

Pöytäkirja on pidettävä isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan luona osakkaiden nähtävänä viimeistään neljän viikon kuluttua kokouksesta. Osakkaalla on oikeus saada jäljennös pöytäkirjasta ja sen liitteistä, ja lähettämisestä saa periä hallituksen vahvistaman kohtuullisen maksun.

Jos yhtiössä on vähintään viisi eri omistajien osakehuoneistoa, vuokralaisilla ja muilla asukkailla on oikeus osallistua ja käyttää puhevaltaa, kun kokouksessa käsitellään järjestyssääntöjä, yhteisten tilojen käyttöä tai heidän huoneistoonsa tai yhteisiin tiloihin olennaisesti vaikuttavaa kunnossapitoa tai uudistamista. Asukkaiden osallistumisesta on mainittava pöytäkirjassa (asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 11 §).

Ennen kokousta: kutsu ja kokousasiakirjat

Kirjallinen kutsu toimitetaan jokaiselle osakkaalle osakehuoneistorekisterissä olevaan posti- tai sähköpostiosoitteeseen aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta. Yhtiöjärjestyksessä voidaan vain pidentää kahden viikon vähimmäisaikaa tai lyhentää kahden kuukauden enimmäisaikaa.

Hallituksen päätösehdotukset sekä tilinpäätös, toimintakertomus ja tilin- tai toiminnantarkastuskertomus pidetään osakkaiden nähtävänä vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta.

Milloin varsinainen yhtiökokous pidetään?

Kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, eikä yhtiöjärjestyksessä voi määrätä muusta ajasta. Kalenterivuoden tilikaudella kokous on siis pidettävä viimeistään kesäkuun lopussa.

Hallitus voi päättää, että kokoukseen saa osallistua myös etäyhteydellä, jollei yhtiöjärjestys sitä kiellä. Kokonaan ilman kokouspaikkaa pidettävä kokous edellyttää, että yhtiöjärjestys sallii sen.

Yleisimmät virheet

• Pöytäkirjasta puuttuvat kunnossapitotarveselvityksen ja tehtyjen töiden selvityksen esittäminen.
• Äänestyksen tulosta laskettaessa unohtuu, että yhden osakkaan äänimäärä on enintään viidesosa kokouksessa edustetuista äänistä.
• Hallituksen jäsenet äänestävät omasta vastuuvapaudestaan.
• Talousarviosta kirjataan vain hyväksyminen, ei vastikkeiden määrää ja voimaantulopäivää.
• Pöytäkirja ei ole osakkaiden nähtävänä neljän viikon kuluessa, tai sitä ei toimiteta pyytävälle osakkaalle.