Yhdistyksen kokouksen puheenjohtajan on huolehdittava, että kokouksessa tehdyistä päätöksistä laaditaan pöytäkirja. Pöytäkirjan allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja, ja sen tarkastaa vähintään kaksi kokouksessa sitä varten valittua henkilöä, tai yhdistys hyväksyy pöytäkirjan itse (yhdistyslaki 31 §).
Tee oma pöytäkirja tämän mallin pohjalta
Lomakkeella on valmiina samat kohdat kuin mallissa. Vaihda tilalle omat tietosi ja lataa PDF tai Word ilmaiseksi, tai allekirjoita pankkitunnuksilla 1,49 € / allekirjoittaja.
Malli: yhdistyksen kokouksen pöytäkirja
Ensimmäinen malli on yhdistykselle, joka pitää yhden vuosikokouksen: samassa kokouksessa käsitellään päättynyt vuosi ja kuluvan vuoden suunnitelmat. Kevätkokouksen ja syyskokouksen mallit ovat sen alla.
Yhdistyksen kokouksen pöytäkirja
- 1 §
Kokouksen avaus
Emma Laaksonen avasi kokouksen klo 18.00.
- 2 §
Kokouksen järjestäytyminen
Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Tuula Hämäläinen ja sihteeriksi Ville Järvinen.
- 3 §
Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta
Pöytäkirjantarkastajiksi ja tarvittaessa ääntenlaskijoiksi valittiin Riikka Salo ja Antti Koivisto.
- 4 §
Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Todettiin, että kokous oli kutsuttu koolle yhdistyksen sääntöjen mukaisesti ja että kokous oli laillinen ja päätösvaltainen. Läsnä oli 8 yhdistyksen jäsentä.
- 5 §
Esityslistan hyväksyminen
Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi.
- 6 §
Toimintakertomus, tilinpäätös ja toiminnantarkastajan lausunto
Esitettiin yhdistyksen toimintakertomus ja tilinpäätös tilikaudelta 1.1.–31.12.2026 sekä toiminnantarkastajan lausunto.
Päätettiin vahvistaa tilinpäätös tilikaudelta 1.1.–31.12.2026.
- 7 §
Vastuuvapaudesta päättäminen
Päätettiin myöntää vastuuvapaus hallitukselle ja muille tilivelvollisille tilikaudelta 1.1.–31.12.2026.
- 8 §
Toimintasuunnitelma, talousarvio ja jäsenmaksu
Päätettiin vahvistaa hallituksen esittämä toimintasuunnitelma ja talousarvio vuodelle 2027.
Jäsenmaksuksi vuodelle 2027 päätettiin 20 euroa.
- 9 §
Hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten valinta
Hallituksen puheenjohtajaksi toimikaudelle 2027–2028 valittiin Emma Laaksonen.
Hallituksen jäseniksi valittiin Olli Heinonen, Riikka Salo, Marko Väisänen ja Jenni Leinonen.
- 10 §
Toiminnantarkastajan valinta
Toiminnantarkastajaksi valittiin Kalle Rantanen ja varatoiminnantarkastajaksi Satu Hiltunen tilikaudelle 1.1.–31.12.2027.
- 11 §
Muut asiat
Keskusteltiin kevään talkoopäivästä. Hallitus valmistelee asian.
- 12 §
Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.10.
Yhteisö, henkilöt ja luvut ovat keksittyjä. Lomakkeella vaihdat tilalle omat tietosi ja lisäät tai poistat pykäliä.
Malli: kevätkokouksen pöytäkirja
Kahden kokouksen yhdistyksessä kevätkokous käsittelee päättyneen vuoden: toimintakertomuksen, tilinpäätöksen ja toiminnantarkastajan lausunnon, tilinpäätöksen vahvistamisen ja vastuuvapauden.
Yhdistyksen kokouksen pöytäkirja
- 1 §
Kokouksen avaus
Emma Laaksonen avasi kokouksen klo 18.00.
- 2 §
Kokouksen järjestäytyminen
Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Tuula Hämäläinen ja sihteeriksi Ville Järvinen.
- 3 §
Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta
Pöytäkirjantarkastajiksi ja tarvittaessa ääntenlaskijoiksi valittiin Riikka Salo ja Antti Koivisto.
- 4 §
Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Todettiin, että kokous oli kutsuttu koolle yhdistyksen sääntöjen mukaisesti ja että kokous oli laillinen ja päätösvaltainen. Läsnä oli 8 yhdistyksen jäsentä.
- 5 §
Esityslistan hyväksyminen
Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi.
- 6 §
Toimintakertomus, tilinpäätös ja toiminnantarkastajan lausunto
Esitettiin yhdistyksen toimintakertomus ja tilinpäätös tilikaudelta 1.1.–31.12.2026 sekä toiminnantarkastajan lausunto.
Päätettiin vahvistaa tilinpäätös tilikaudelta 1.1.–31.12.2026.
- 7 §
Vastuuvapaudesta päättäminen
Päätettiin myöntää vastuuvapaus hallitukselle ja muille tilivelvollisille tilikaudelta 1.1.–31.12.2026.
- 8 §
Muut asiat
Muita asioita ei käsitelty.
- 9 §
Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18.40.
Malli: syyskokouksen pöytäkirja
Syyskokous päättää seuraavasta vuodesta: toimintasuunnitelma, talousarvio ja jäsenmaksu sekä hallituksen puheenjohtajan, jäsenten ja toiminnantarkastajan valinta.
Yhdistyksen kokouksen pöytäkirja
- 1 §
Kokouksen avaus
Emma Laaksonen avasi kokouksen klo 18.00.
- 2 §
Kokouksen järjestäytyminen
Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Tuula Hämäläinen ja sihteeriksi Ville Järvinen.
- 3 §
Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta
Pöytäkirjantarkastajiksi ja tarvittaessa ääntenlaskijoiksi valittiin Riikka Salo ja Antti Koivisto.
- 4 §
Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Todettiin, että kokous oli kutsuttu koolle yhdistyksen sääntöjen mukaisesti ja että kokous oli laillinen ja päätösvaltainen. Läsnä oli 8 yhdistyksen jäsentä.
- 5 §
Esityslistan hyväksyminen
Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi.
- 6 §
Toimintasuunnitelma, talousarvio ja jäsenmaksu
Päätettiin vahvistaa hallituksen esittämä toimintasuunnitelma ja talousarvio vuodelle 2027.
Jäsenmaksuksi vuodelle 2027 päätettiin 20 euroa.
- 7 §
Hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten valinta
Hallituksen puheenjohtajaksi toimikaudelle 2027 valittiin Emma Laaksonen.
Hallituksen jäseniksi valittiin Olli Heinonen, Riikka Salo, Marko Väisänen ja Jenni Leinonen.
- 8 §
Toiminnantarkastajan valinta
Toiminnantarkastajaksi valittiin Kalle Rantanen ja varatoiminnantarkastajaksi Satu Hiltunen tilikaudelle 1.1.–31.12.2027.
- 9 §
Muut asiat
Muita asioita ei käsitelty.
- 10 §
Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.00.
Tärkeimmät säännöt lyhyesti
| Allekirjoittajat | Kokouksen puheenjohtaja; vähintään kaksi valittua tarkastaa, tai yhdistys hyväksyy pöytäkirjan (YhdL 31 §) |
|---|---|
| Pakollinen sisältö | Kokouksessa tehdyt päätökset |
| Jäsenen oikeus | Saada pöytäkirja nähtäväkseen pyynnöstä (YhdL 31 §) |
| Kokouskutsu | Sääntöjen mukaan – PRH:n mallisäännöissä vähintään 7 vuorokautta ennen kokousta |
| Varsinaiset kokoukset | Vuosikokous tai kevät- ja syyskokous sääntöjen mukaan |
| Esteellisyys | Hallituksen jäsen ei äänestä tilinpäätöksestä eikä omasta vastuuvapaudestaan (YhdL 26 §) |
Mitä pöytäkirjaan kirjataan – kohta kohdalta
- Otsikkotiedot. Yhdistyksen nimi, pöytäkirjan numero, aika, paikka ja läsnä olleet jäsenet. Otsikoksi voi kirjoittaa myös kokouksen nimen, kuten vuosikokous, kevätkokous tai syyskokous. Isossa kokouksessa läsnäolijat voi liittää erilliseksi luetteloksi.
- Avaus. Kokouksen avaa yleensä hallituksen puheenjohtaja.
- Järjestäytyminen. Valitaan kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri. Puheenjohtajaksi valitaan usein joku muu kuin hallituksen puheenjohtaja, koska kokous käsittelee hallituksen toimintaa.
- Pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat. Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa. Samat henkilöt voivat hoitaa molemmat tehtävät.
- Laillisuus ja päätösvaltaisuus. Todetaan, että kokous on kutsuttu koolle sääntöjen määräämällä tavalla ja ajassa. Yhdistyslaissa ei ole kutsuajan vähimmäispituutta, vaan se määräytyy sääntöjen mukaan. PRH:n mallisäännöissä aika on vähintään seitsemän vuorokautta.
- Työjärjestys. Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi. Hallituksen ja toiminnantarkastajan valinnasta, sääntöjen muuttamisesta tai muusta niihin verrattavasta asiasta ei saa päättää, ellei asiaa ole mainittu kokouskutsussa.
- Tilinpäätös ja vastuuvapaus. Esitetään toimintakertomus, tilinpäätös ja toiminnantarkastajan lausunto tai tilintarkastuskertomus. Kokous vahvistaa tilinpäätöksen ja päättää vastuuvapaudesta hallitukselle ja muille tilivelvollisille. Hallituksen jäsenet eivät saa äänestää näistä asioista, kun ne koskevat heidän omaa hallintoaan.
- Toimintasuunnitelma, talousarvio ja jäsenmaksu. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus. Kirjaa, mitä vuotta päätös koskee.
- Valinnat. Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja jäsenet sääntöjen mukaisesti sekä toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja. Yhdistyksen hallituksessa on oltava vähintään kolme jäsentä.
- Muut asiat, päättäminen ja allekirjoitukset. Muut esille tulleet asiat kirjataan tiedoksi, ja lopuksi merkitään kokouksen päättymisaika. Puheenjohtaja allekirjoittaa ja pöytäkirjantarkastajat varmentavat tarkastuksen allekirjoituksillaan.
Kuka allekirjoittaa yhdistyksen kokouksen pöytäkirjan?
Yhdistyslain 31 §:n mukaan pöytäkirjan allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja, ja vähintään kaksi kokouksessa sitä varten valittua henkilöä tarkastaa sen. Vaihtoehtoisesti yhdistys voi hyväksyä pöytäkirjan itse, esimerkiksi seuraavassa kokouksessa. Pöytäkirjantarkastajat kuittaavat tarkastuksen allekirjoituksillaan, ja usein myös sihteeri allekirjoittaa.
Tarkista lisäksi yhdistyksen säännöt, sillä niissä voi olla tarkempia määräyksiä kokouksesta ja pöytäkirjasta.
Vuosikokous vai kevät- ja syyskokous?
Säännöt määräävät, montako varsinaista kokousta yhdistys pitää. PRH:n mallisäännöissä yhden kokouksen yhdistys pitää vuosikokouksen tammi–toukokuussa. Kahden kokouksen yhdistys pitää kevätkokouksen tammi–toukokuussa ja syyskokouksen syys–joulukuussa.
Kevätkokouksessa käsitellään päättynyt vuosi: tilinpäätös, toimintakertomus ja toiminnantarkastajan lausunto sekä päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapaudesta.
Syyskokouksessa päätetään seuraavasta vuodesta: toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio, liittymis- ja jäsenmaksu sekä hallituksen ja toiminnantarkastajien valinta.
Pöytäkirjan rakenne on kaikissa kokouksissa sama, vain päätöspykälät vaihtuvat. Yllä on malli kummastakin kokouksesta, ja lomakkeella poistat ja lisäät pykäliä kokouksen mukaan.
Jäsenen oikeus nähdä pöytäkirja
Yhdistyksen jäsenellä on oikeus pyynnöstä saada yhdistyksen kokouksen pöytäkirja nähtäväkseen (yhdistyslaki 31 §).
Etäkokous ja päätös ilman kokousta
Hallitus tai yhdistyksen kokous voi päättää, että kokoukseen saa osallistua myös tietoliikenneyhteyden avulla, jollei säännöissä sitä rajoiteta tai kielletä. Kokonaan ilman kokouspaikkaa pidettävä kokous edellyttää, että säännöt sen sallivat (yhdistyslaki 17 §).
Jos kaikki jäsenet ovat yksimielisiä, päätös voidaan tehdä myös kokousta pitämättä. Päätös on tehtävä kirjallisesti ja päivättävä, ja jokaisen jäsenen on varmennettava se.
Yleisimmät virheet
- Pöytäkirjantarkastajia valitaan vain yksi. Yhdistyslaki edellyttää vähintään kahta, ellei yhdistys hyväksy pöytäkirjaa itse.
- Hallituksen jäsenet äänestävät tilinpäätöksen vahvistamisesta ja omasta vastuuvapaudestaan.
- Hallitus tai toiminnantarkastaja valitaan, vaikka asiaa ei mainittu kokouskutsussa.
- Jäsenmaksusta kirjataan summa mutta ei vuotta, jota se koskee.
- Hallitukseen valitaan alle kolme jäsentä.
Usein kysyttyä
Kuka allekirjoittaa yhdistyksen kokouksen pöytäkirjan?
Kokouksen puheenjohtaja allekirjoittaa pöytäkirjan, ja vähintään kaksi kokouksessa sitä varten valittua henkilöä tarkastaa sen, tai yhdistys hyväksyy pöytäkirjan itse (yhdistyslaki 31 §). Säännöissä voi olla tarkempia määräyksiä.
Montako pöytäkirjantarkastajaa yhdistyksen kokouksessa valitaan?
Vähintään kaksi, ellei yhdistys hyväksy pöytäkirjaa itse. Pöytäkirjantarkastajat toimivat usein myös ääntenlaskijoina.
Mitä vuosikokouksessa käsitellään?
PRH:n mallisääntöjen mukaan tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajan lausunto, tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapaus, toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksu, hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten valinta ja toiminnantarkastajan valinta. Oman yhdistyksen säännöt ratkaisevat.
Saako jäsen nähdä yhdistyksen kokouksen pöytäkirjan?
Kyllä. Yhdistyksen jäsenellä on oikeus pyynnöstä saada pöytäkirja nähtäväkseen (yhdistyslaki 31 §).
Voiko yhdistyksen kokouksen pitää etänä?
Hallitus tai yhdistyksen kokous voi päättää, että kokoukseen saa osallistua myös tietoliikenneyhteyden avulla, jollei säännöissä sitä rajoiteta tai kielletä. Kokonaan ilman kokouspaikkaa pidettävä kokous edellyttää, että säännöt sallivat sen (yhdistyslaki 17 §).
Pitääkö pöytäkirja lähettää PRH:lle?
Ei. Yhdistysrekisteriin ilmoitetaan muutosilmoituksella sääntöjen muutokset sekä hallituksen puheenjohtajan, rekisteriin merkityn muun hallituksen jäsenen ja nimenkirjoittajan vaihtuminen. Pöytäkirjasta saat ilmoitukseen tarvittavat tiedot.
Voiko yhdistyksen pöytäkirjan allekirjoittaa sähköisesti?
Kyllä. Puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastajat voivat allekirjoittaa pankkitunnuksilla kukin omalla laitteellaan, joten paperia ei tarvitse kierrättää. Kolmen allekirjoittajan hinta on 3 × 1,49 € = 4,47 €.
Lähteet
- Yhdistyslaki 31 § (pöytäkirjan laatiminen)
- Yhdistyslaki 17 § (jäsenten päätösvalta, etäosallistuminen ja päätös ilman kokousta)
- Yhdistyslaki 23–24 § (kokouksessa päätettävät asiat ja kokouskutsu)
- Yhdistyslaki 26 § (esteellisyys yhdistyksen kokouksessa)
- PRH: sääntömallit yhdistykselle
Päivitetty 3.11.2026. Lakiviittaukset tarkistettu Finlexin ajantasaisesta lainsäädännöstä. Malli on yleisluontoinen eikä korvaa juridista neuvontaa.