Yhdistyslaki ei säädä hallituksen kokouksen pöytäkirjasta, joten allekirjoittajat ratkaisevat yhdistyksen säännöt ja käytäntö. Yleensä pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja sihteeri. Jos hallitus tekee päätöksen kokousta pitämättä, päätös on kirjattava, varmennettava ja säilytettävä luotettavasti (yhdistyslaki 35 §).
Tee oma pöytäkirja tämän mallin pohjalta
Lomakkeella on valmiina samat kohdat kuin mallissa. Vaihda tilalle omat tietosi ja lataa PDF tai Word ilmaiseksi, tai allekirjoita pankkitunnuksilla 1,49 € / allekirjoittaja.
Malli: yhdistyksen hallituksen kokouksen pöytäkirja
Malli on vuosikokouksen jälkeisestä hallituksen järjestäytymiskokouksesta: toimihenkilöiden valinta, pankkitilin käyttöoikeudet, jäsenhakemukset ja talkoopäivän järjestäminen.
Yhdistyksen hallituksen kokouksen pöytäkirja
- 1 §
Kokouksen avaus
Emma Laaksonen avasi kokouksen klo 18.00.
- 2 §
Kokouksen järjestäytyminen
Kokouksen puheenjohtajana toimi Emma Laaksonen ja sihteerinä Riikka Salo.
- 3 §
Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Todettiin, että kokous oli laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainen, kun hallituksen 5 jäsenestä paikalla oli 4.
- 4 §
Esityslistan hyväksyminen
Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi.
- 5 §
Hallituksen järjestäytyminen
Hallitus järjestäytyi. Varapuheenjohtajaksi valittiin Olli Heinonen, sihteeriksi Riikka Salo ja rahastonhoitajaksi Marko Väisänen.
Todettiin, että yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kukin yksin.
- 6 §
Pankkiasioiden hoitaminen ja käyttöoikeudet
Päätettiin antaa henkilölle Marko Väisänen pankissa Esimerkkipankki, FI00 0000 0000 0000 00 oikeus käyttää yhdistyksen pankkitiliä yksin, hoitaa maksuliikennettä ja sopia verkkopankkipalveluista.
- 7 §
Jäsenhakemusten käsittely
Hyväksyttiin yhdistyksen jäseniksi Aino Lindholm, Joonas Karjalainen ja Sofia Pesonen.
- 8 §
Kevään talkoopäivä
Päätettiin järjestää talkoopäivä lauantaina 15.5.2027. Vastuuhenkilöksi nimettiin Olli Heinonen.
- 9 §
Muut asiat
Seuraava hallituksen kokous pidetään 21.4.2027.
- 10 §
Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.00.
Yhteisö, henkilöt ja luvut ovat keksittyjä. Lomakkeella vaihdat tilalle omat tietosi ja lisäät tai poistat pykäliä.
Tärkeimmät säännöt lyhyesti
| Allekirjoittajat | Sääntöjen mukaan – yleensä puheenjohtaja ja sihteeri |
|---|---|
| Päätösvaltaisuus | Sääntöjen mukaan – PRH:n mallissa vähintään puolet jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna |
| Hallituksen koko | Vähintään 3 jäsentä (YhdL 35 §) |
| Päätös ilman kokousta | Sallittu – kirjataan, varmennetaan ja säilytetään luotettavasti (YhdL 35 §) |
| Esteellisyys | Jäsen ei osallistu omaa sopimustaan tai etuaan koskevaan asiaan (YhdL 37 §) |
| Rekisteri-ilmoitus | Puheenjohtajan, rekisteriin merkityn jäsenen ja nimenkirjoittajan vaihtuminen ilmoitetaan yhdistysrekisteriin |
Mitä pöytäkirjaan kirjataan – kohta kohdalta
- Otsikkotiedot. Yhdistyksen nimi, pöytäkirjan numero, aika, paikka ja läsnäolijat. Merkitse myös kutsutut, kuten toiminnanjohtaja tai työryhmän edustaja.
- Avaus ja järjestäytyminen. Puheenjohtaja avaa kokouksen. Kirjataan, kuka toimii puheenjohtajana ja kuka sihteerinä.
- Laillisuus ja päätösvaltaisuus. Päätösvaltaisuus määräytyy sääntöjen mukaan. PRH:n mallisäännöissä hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna, on läsnä.
- Esityslista. Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi.
- Hallituksen järjestäytyminen. Vuosi- tai syyskokouksen jälkeisessä ensimmäisessä kokouksessa hallitus valitsee varapuheenjohtajan, sihteerin ja rahastonhoitajan ja toteaa nimenkirjoittajat sääntöjen mukaan.
- Pankkiasiat. Kun rahastonhoitaja vaihtuu, kirjaa uuden henkilön tilinkäyttöoikeudet. Pankki pyytää tästä yleensä pöytäkirjanotteen.
- Jäsenasiat. Uudet jäsenet hyväksyy yleensä hallitus, jollei säännöissä määrätä toisin. Kirjaa hyväksyttyjen nimet, jotta pöytäkirjat ja jäsenluettelo täsmäävät.
- Muut päätökset. Tapahtumat, hankinnat ja työryhmät: kirjaa, mitä päätettiin, kuka vastaa ja mihin mennessä. Esteellinen jäsen ei osallistu asian käsittelyyn, ja se merkitään pöytäkirjaan.
- Muut asiat, päättäminen ja allekirjoitukset. Kirjaa seuraavan kokouksen ajankohta ja kokouksen päättymisaika. Puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat, jollei säännöissä määrätä toisin.
Kuka allekirjoittaa yhdistyksen hallituksen pöytäkirjan?
Laki ei määrää hallituksen pöytäkirjan allekirjoittajia, joten noudata sääntöjä. Tavallisesti pöytäkirjan allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri. Joissakin yhdistyksissä pöytäkirja tarkastetaan ja hyväksytään seuraavassa kokouksessa, ja siitä tehdään merkintä pöytäkirjaan.
Miksi hallituksen pöytäkirja kannattaa tehdä huolella?
Pöytäkirjalla osoitetaan esimerkiksi pankille, kuka saa käyttää yhdistyksen tiliä, ja toiminnantarkastajalle, että rahankäytöstä on päätetty asianmukaisesti. Hallituksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavasti järjestetty (yhdistyslaki 35 §).
Esteellisyys
Hallituksen jäsen tai yhdistyksen toimihenkilö ei saa osallistua asian käsittelyyn, joka koskee hänen ja yhdistyksen välistä sopimusta tai jossa hänen yksityinen etunsa saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa (yhdistyslaki 37 §). Kirjaa pöytäkirjaan, että hän ei osallistunut käsittelyyn.
Päätös ilman kokousta
Hallitus voi tehdä päätöksiä kokousta pitämättä päättämänsä menettelyn mukaisesti, jollei säännöissä määrätä toisin, esimerkiksi sähköpostilla tai viestiryhmässä. Päätös on kirjattava, varmennettava ja säilytettävä luotettavasti (yhdistyslaki 35 §).
Numerointi ja säilytys
Numeroi pöytäkirjat juoksevasti, esimerkiksi 1/2027 ja 2/2027, ja säilytä ne yhdistyksen arkistossa niin, että ne siirtyvät seuraavalle hallitukselle. Yhteinen sähköinen kansio on tähän hyvä ratkaisu.
Yleisimmät virheet
- Pöytäkirjaa ei allekirjoiteta tai hyväksytä lainkaan, vaan se jää sihteerin sähköpostiin.
- Rahastonhoitajan vaihtuessa uuden henkilön tilinkäyttöoikeuksista ei tehdä päätöstä, eikä pankki avaa oikeuksia.
- Jäsenhakemusten hyväksymistä ei kirjata, jolloin jäsenluettelo ja pöytäkirjat eivät täsmää.
- Esteellinen jäsen osallistuu omaa sopimustaan koskevaan päätökseen.
- Päätösvaltaisuus todetaan, vaikka paikalla ei ole sääntöjen vaatimaa määrää jäseniä.
Usein kysyttyä
Kuka allekirjoittaa yhdistyksen hallituksen kokouksen pöytäkirjan?
Yhdistyslaki ei sitä määrää, joten noudatetaan sääntöjä ja käytäntöä. Yleensä allekirjoittajina ovat kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri.
Pitääkö yhdistyksen hallituksen kokouksista pitää pöytäkirjaa?
Laki ei sitä suoraan vaadi, mutta pöytäkirja on käytännössä välttämätön: sillä osoitetaan tehdyt päätökset esimerkiksi pankille, toiminnantarkastajalle ja jäsenille. Kokousta pitämättä tehty hallituksen päätös on lain mukaan kirjattava, varmennettava ja säilytettävä.
Milloin yhdistyksen hallitus on päätösvaltainen?
Sääntöjen mukaan. PRH:n mallisäännöissä hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna, on läsnä.
Kuka hyväksyy yhdistyksen uudet jäsenet?
Yleensä hallitus, jollei säännöissä määrätä toisin. Hyväksytyt jäsenet kirjataan hallituksen pöytäkirjaan ja jäsenluetteloon.
Saako jäsen nähdä hallituksen pöytäkirjat?
Yhdistyslaki antaa jäsenelle oikeuden nähdä yhdistyksen kokouksen pöytäkirjat. Hallituksen pöytäkirjoista laissa ei ole vastaavaa säännöstä, joten käytäntö riippuu säännöistä ja yhdistyksen omista päätöksistä.
Voiko yhdistyksen hallituksen pöytäkirjan allekirjoittaa sähköisesti?
Kyllä. Puheenjohtaja ja sihteeri voivat allekirjoittaa pankkitunnuksilla kumpikin omalla laitteellaan. Jos ote menee pankkiin, tarkista pankin ohje: osa pankeista hyväksyy sähköisesti allekirjoitetun otteen vain tietyistä allekirjoituspalveluista.
Lähteet
- Yhdistyslaki 35 § (hallitus ja päätös ilman kokousta)
- Yhdistyslaki 37 § (esteellisyys)
- PRH: sääntömallit yhdistykselle
Päivitetty 3.11.2026. Lakiviittaukset tarkistettu Finlexin ajantasaisesta lainsäädännöstä. Malli on yleisluontoinen eikä korvaa juridista neuvontaa.