Yhtiökokouksen pöytäkirjaan merkitään tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset, ja ääniluettelo otetaan tai liitetään pöytäkirjaan. Pöytäkirjan allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja yksi pöytäkirjan tarkastajaksi valittu, ja se on pidettävä osakkeenomistajien nähtävänä viimeistään kahden viikon kuluttua kokouksesta (osakeyhtiölaki 5 luku 23 §).
Tee oma pöytäkirja tämän mallin pohjalta
Lomakkeella on valmiina samat kohdat kuin mallissa. Vaihda tilalle omat tietosi ja lataa PDF tai Word ilmaiseksi, tai allekirjoita pankkitunnuksilla 1,49 € / allekirjoittaja.
Malli: yhtiökokouksen pöytäkirja
Alla on kokonainen malli osakeyhtiön varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirjasta. Mukana ovat tavallisimmat päätökset: tilinpäätöksen vahvistaminen, osingonjako, vastuuvapaus, hallituksen palkkiot ja valinta sekä tilintarkastaja. Ääniluettelo on pöytäkirjan liitteenä.
Varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirja
- 1 §
Kokouksen avaus
Maija Mallikas avasi kokouksen klo 17.00.
- 2 §
Kokouksen järjestäytyminen
Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Maija Mallikas, ja sihteeriksi kutsuttiin Matti Meikäläinen.
- 3 §
Pöytäkirjan tarkastajan valinta
Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Liisa Laine.
- 4 §
Läsnäolijoiden toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
Todettiin läsnä olevat osakkeenomistajat ja vahvistettiin ääniluettelo, joka liitetään pöytäkirjaan (liite 1). Kokouksessa oli edustettuna 950 osaketta ja ääntä yhtiön kaikkiaan 1 000 osakkeesta.
- 5 §
Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Todettiin, että kokous oli kutsuttu koolle yhtiöjärjestyksen ja osakeyhtiölain mukaisesti ja että kokous oli laillinen ja päätösvaltainen.
- 6 §
Esityslistan hyväksyminen
Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi.
- 7 §
Tilinpäätöksen vahvistaminen
Esitettiin tilikauden 1.1.–31.12.2026 tilinpäätös.
Päätettiin vahvistaa tilinpäätös tilikaudelta 1.1.–31.12.2026.
- 8 §
Taseen osoittaman tuloksen käsittely ja osingonjako
Todettiin, että tilikauden tulos on voitto 48 210,55 euroa.
Päätettiin jakaa osinkoa 20,00 euroa osakkeelta eli yhteensä 20 000,00 euroa. Osinko maksetaan 14.5.2027. Muilta osin tulos kirjataan edellisten tilikausien voitto/tappio -tilille.
Todettiin, ettei yhtiön taloudellisessa asemassa ole tilinpäätöspäivän jälkeen tapahtunut olennaisia muutoksia eikä osingonjako vaaranna yhtiön maksukykyä.
- 9 §
Vastuuvapaudesta päättäminen
Päätettiin myöntää vastuuvapaus hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle tilikaudelta 1.1.–31.12.2026.
- 10 §
Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen
Päätettiin, että hallituksen jäsenille ei makseta palkkiota.
- 11 §
Hallituksen jäsenten valitseminen
Hallituksen varsinaisiksi jäseniksi valittiin Maija Mallikas ja Matti Meikäläinen ja varajäseneksi Pekka Laine.
Hallituksen toimikausi on yhtiöjärjestyksen mukaisesti toistaiseksi voimassa.
- 12 §
Tilintarkastajan valitseminen
Todettiin, että yhtiön ei tilintarkastuslain ja yhtiöjärjestyksen mukaan tarvitse valita tilintarkastajaa, eikä tilintarkastajaa valittu.
- 13 §
Muut asiat
Muita asioita ei käsitelty.
- 14 §
Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 17.40.
Yhteisö, henkilöt ja luvut ovat keksittyjä. Lomakkeella vaihdat tilalle omat tietosi ja lisäät tai poistat pykäliä.
Tärkeimmät säännöt lyhyesti
| Allekirjoittajat | Kokouksen puheenjohtaja ja yksi pöytäkirjan tarkastaja (OYL 5:23) |
|---|---|
| Pakollinen sisältö | Tehdyt päätökset, äänestysten tulokset ja ääniluettelo |
| Nähtävänä osakkaille | Viimeistään 2 viikon kuluttua kokouksesta, jäljennös pyytävälle |
| Numerointi ja säilytys | Juoksevasti (esim. 1/2027), luotettavalla tavalla |
| Varsinainen yhtiökokous | 6 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä |
| Kokouskutsu | Aikaisintaan 2 kuukautta ja viimeistään viikkoa ennen kokousta |
Mitä pöytäkirjaan kirjataan – kohta kohdalta
- Otsikkotiedot. Yhtiön nimi ja Y-tunnus, asiakirjan nimi (varsinainen tai ylimääräinen yhtiökokous), pöytäkirjan numero sekä kokouksen aika ja paikka. Osakkeenomistajat luetellaan ääniluettelossa, joten läsnäolijoiksi riittää viittaus liitteeseen.
- Kokouksen avaus. Kokouksen avaa koolle kutsujan eli yleensä hallituksen nimeämä henkilö, tavallisesti hallituksen puheenjohtaja. Pöytäkirjaan merkitään avaaja ja kellonaika.
- Järjestäytyminen. Yhtiökokous valitsee puheenjohtajan, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Puheenjohtaja kutsuu sihteerin, ja pienessä yhtiössä puheenjohtaja voi pitää pöytäkirjaa itsekin.
- Pöytäkirjan tarkastaja. Valitaan vähintään yksi pöytäkirjan tarkastaja, joka allekirjoittaa pöytäkirjan puheenjohtajan kanssa. Tarkastajaksi voidaan valita osakkeenomistaja, asiamies tai muu kokouksessa läsnä oleva.
- Läsnäolijat ja ääniluettelo. Puheenjohtaja huolehtii, että läsnä olevista osakkeenomistajista, asiamiehistä ja avustajista laaditaan luettelo, jossa on kunkin osakkeiden ja äänten määrä. Ääniluettelo vahvistetaan ja liitetään pöytäkirjaan, ja pöytäkirjaan kirjataan edustettujen osakkeiden määrä.
- Laillisuus ja päätösvaltaisuus. Todetaan, että kokous on kutsuttu koolle yhtiöjärjestyksen ja osakeyhtiölain mukaisesti. Jos kutsussa on ollut puutteita, asiasta saa päättää vain niiden osakkeenomistajien suostumuksella, joita puute koskee.
- Esityslista. Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi. Kokouksessa saa päättää vain asioista, jotka on mainittu kokouskutsussa tai jotka yhtiöjärjestyksen mukaan kuuluvat kokoukselle.
- Päätökset. Jokainen asia on oma pykälänsä: mitä esitettiin ja mitä päätettiin. Varsinaisessa yhtiökokouksessa päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta, voiton käyttämisestä, vastuuvapaudesta sekä hallituksen palkkioista ja valinnasta ja tilintarkastajasta, jollei yhtiöjärjestyksessä toisin määrätä. Jos asiasta äänestetään, kirjataan äänestyksen tulos.
- Muut asiat ja kokouksen päättäminen. Muut esille tulleet asiat kirjataan tiedoksi, vaikka niistä ei päätetty. Lopuksi merkitään kellonaika, jolloin puheenjohtaja päätti kokouksen.
- Allekirjoitukset ja liite. Puheenjohtaja ja pöytäkirjan tarkastaja allekirjoittavat pöytäkirjan. Ääniluettelo on liite 1.
Kuka allekirjoittaa yhtiökokouksen pöytäkirjan?
Osakeyhtiölain 5 luvun 23 §:n mukaan puheenjohtajan ja yhden pöytäkirjan tarkastajaksi valitun on allekirjoitettava pöytäkirja. Sihteerin allekirjoitusta laki ei vaadi.
Allekirjoitukset voi tehdä paperilla tai sähköisesti. Kun puheenjohtaja ja tarkastaja ovat eri paikkakunnilla, pankkitunnuksilla tehty sähköinen allekirjoitus on nopein tapa.
Numerointi, säilytys ja nähtävänä pito
Pöytäkirjat numeroidaan juoksevasti, esimerkiksi 1/2027 ja 2/2027, ja säilytetään luotettavalla tavalla. Yhtiökokouksen ja hallituksen pöytäkirjoilla on yleensä omat numerosarjansa.
Pöytäkirja on pidettävä osakkeenomistajien nähtävänä yhtiön pääkonttorissa tai verkkosivuilla viimeistään kahden viikon kuluttua kokouksesta, ja siitä on toimitettava jäljennös sitä pyytävälle osakkeenomistajalle. Liitteistä osakkeenomistaja saa jäljennöksen korvattuaan yhtiön kulut.
Varsinainen vai ylimääräinen yhtiökokous – vai päätös ilman kokousta?
Varsinainen yhtiökokous pidetään kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Ylimääräinen yhtiökokous pidetään tarvittaessa muulloin, esimerkiksi hallituksen vaihtuessa tai osakeannista päätettäessä. Pöytäkirjan rakenne on molemmissa sama, vain päätöspykälät vaihtuvat.
Pienessä yhtiössä kokousta ei tarvitse pitää: osakkeenomistajat voivat yksimielisinä tehdä päätöksen kokousta pitämättä. Päätös kirjataan, päivätään, numeroidaan ja allekirjoitetaan, ja jos osakkeenomistajia on useampi kuin yksi, vähintään kahden on allekirjoitettava se (osakeyhtiölaki 5 luku 1 §).
Ennen kokousta: kutsu ja kokousasiakirjat
Hallitus kutsuu yhtiökokouksen koolle. Kutsu toimitetaan aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään viikkoa ennen kokousta, ja tilinpäätösasiakirjat ja päätösehdotukset pidetään osakkeenomistajien nähtävänä vähintään viikon ajan ennen kokousta (osakeyhtiölaki 5 luku 19 ja 21 §).
Hallitus voi päättää, että kokoukseen saa osallistua myös etäyhteydellä, jollei yhtiöjärjestys sitä kiellä. Kokonaan ilman kokouspaikkaa pidettävä etäkokous edellyttää, että yhtiöjärjestys sallii sen.
Yleisimmät virheet
- Pöytäkirjan tarkastajaa ei valita, jolloin pöytäkirjasta puuttuu laissa vaadittu toinen allekirjoitus.
- Ääniluettelo puuttuu, tai siitä ei näe osakkeiden ja äänten määrää eikä sitä, kuka edusti valtakirjalla ketäkin.
- Kokouksessa päätetään asiasta, jota ei mainittu kokouskutsussa.
- Osingosta kirjataan vain kokonaissumma. Kirjaa myös määrä osaketta kohden ja maksupäivä.
- Pöytäkirjoja ei numeroida juoksevasti, tai ne jäävät yhden henkilön sähköpostiin eivätkä yhtiön arkistoon.
Usein kysyttyä
Mitä yhtiökokouksen pöytäkirjaan pitää kirjata?
Laki edellyttää, että pöytäkirjaan merkitään tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset ja että ääniluettelo otetaan tai liitetään pöytäkirjaan. Käytännössä pöytäkirjaan kirjataan myös kokouksen avaus, järjestäytyminen, pöytäkirjan tarkastaja, laillisuus ja päätösvaltaisuus, esityslista ja kokouksen päättäminen.
Kuka allekirjoittaa yhtiökokouksen pöytäkirjan?
Kokouksen puheenjohtaja ja yksi pöytäkirjan tarkastajaksi valittu (osakeyhtiölaki 5 luku 23 §). Sihteerin allekirjoitusta laki ei vaadi.
Tarvitaanko ääniluettelo, jos osakkaita on vain kaksi?
Kyllä. Laki edellyttää luettelon läsnä olevista osakkeenomistajista ja heidän osakkeistaan ja äänistään. Pienessä yhtiössä se on lyhyt taulukko pöytäkirjan liitteenä.
Mihin mennessä pöytäkirjan on oltava valmis?
Pöytäkirjan on oltava osakkeenomistajien nähtävänä viimeistään kahden viikon kuluttua kokouksesta. Käytännössä se kannattaa allekirjoittaa heti, koska esimerkiksi osingonmaksu ja kaupparekisteri-ilmoitukset perustuvat siihen.
Pitääkö yhtiökokouksen pöytäkirja lähettää PRH:lle?
Ei rutiininomaisesti. PRH:lle ilmoitetaan vahvistettu tilinpäätös sekä muutokset rekisteröitäviin tietoihin, kuten hallitukseen tai yhtiöjärjestykseen. Jos ilmoitukseen tarvitaan päätös liitteeksi, siihen sopii pöytäkirja tai pöytäkirjanote. Tarkista vaaditut liitteet PRH:n ohjeesta.
Voiko yhtiökokouksen pitää etänä?
Hallitus voi päättää, että kokoukseen saa osallistua myös tietoliikenneyhteyden avulla, jollei yhtiöjärjestyksessä sitä rajoiteta tai kielletä. Kokonaan ilman kokouspaikkaa pidettävä kokous edellyttää, että yhtiöjärjestyksen mukaan kokous voidaan järjestää näin.
Voiko yhtiökokouksen pöytäkirjan allekirjoittaa sähköisesti?
Kyllä. Laki vaatii allekirjoituksen mutta ei paperia. Pankkitunnuksilla tehty vahva sähköinen allekirjoitus on käytännöllinen, kun allekirjoittajat ovat eri paikoissa. Pöytäkirja.fi:stä pöytäkirjan voi lähettää allekirjoitettavaksi Helppo Allekirjoitukseen, hinta 1,49 € / allekirjoittaja.
Lähteet
- Osakeyhtiölaki 5 luku 23 § (puheenjohtaja, ääniluettelo ja pöytäkirja)
- Osakeyhtiölaki 5 luku 3 § (varsinainen yhtiökokous)
- Osakeyhtiölaki 5 luku 1 § (päätös ilman kokousta)
- Osakeyhtiölaki 5 luku 19 ja 21 § (kokouskutsu ja kokousasiakirjat)
Päivitetty 3.11.2026. Lakiviittaukset tarkistettu Finlexin ajantasaisesta lainsäädännöstä. Malli on yleisluontoinen eikä korvaa juridista neuvontaa.